Etude PwC "e-Invoicing and e-Archiving - taking the next step": Les Européens et les factures papier
Zurich (ots)
Seules 36 % des entreprises européennes utilisent des moyens électroniques pour leur facturation et leur archivage. Celles qui y ont déjà recours se félicitent de leur grande efficience, des possibilités de réduction des coûts et d'accélération du trafic des paiements qu'elles offrent. Tant la législation que la technologie se sont développées au point qu'elles ne sont plus considérées comme des obstacles. Selon l'étude "e-Invoicing and e-Archiving - taking the next step" de PricewaterhouseCoopers, on constate encore un manque de connaissances approfondies des prescriptions et des possibilités techniques, à la fois en ce qui concerne les déroulements internes et ceux avec les fournisseurs et les clients. En Suisse, pays qui connaît des conditions juridiques comparables à celles de l'UE, on relève actuellement une tendance claire à la facturation et à l'archivage électroniques.
36 % des entreprises européennes interrogées (recettes supérieures à 100 millions d'euros, 2'000 factures par an) ont déjà adopté la facturation électronique pour leurs clients et leurs fournisseurs. 20 % sont en passe de l'introduire. 29 % prévoient de le faire d'ici douze mois. 23 autres % ne se sont pas encore penchées à fond sur le thème de la facturation électronique et 3 % en ont refusé l'introduction. L'initiative pour la facturation et l'archivage électroniques émane en général de l'entreprise elle-même (64 %); parfois aussi ce sont les principaux clients (15 %) ou les fournisseurs (11 %) qui lancent le processus. 71 % des entreprises augmentent leur efficacité grâce à l'archivage électronique, 61 % réduisent les coûts et 38 % encaissent leurs paiements plus rapidement. La facturation et l'archivage électroniques permettent en outre de réduire le nombre des litiges avec les clients et les fournisseurs en liaison avec les factures (21 %). Erik Steiger, associé, Conseil juridique et fiscal chez PricewaterhouseCoopers Suisse, commente en ces termes: "10 % des entreprises continuent de voir un obstacle dans la législation en dépit de l'harmonisation des prescriptions européennes et des prescriptions suisses euro-compatibles. De fait, l'intégration de la directive européenne dans les diverses prescriptions juridiques internes aux États ne s'est pas partout faite de manière optimale. Les entreprises exigent en outre un commentaire européen afin que les prescriptions soient interprétées de la même manière dans tous les pays."
Les pièges du double système
Il est frappant de constater que 38 % des entreprises ayant adopté la facturation électronique continuent aussi d'envoyer des factures imprimées, ce qui serait superflu si la solution technique était correctement appliquée. Pendant la phase de test, il peut encore être utile d'échanger des originaux imprimés ou des copies papier. Mais la phase de production devrait être un processus aussi immatériel' que possible. Lorsque des factures sont établies à la fois par échange électronique de données (EDI) et sur papier, il convient de régler clairement quelle est la forme qui vaut comme original et celle qui est une copie. A défaut, on court le risque que les autorités fiscales considèrent les deux comme valables, ce qui signifierait que la TVA doit être payée deux fois ou que des peines puissent être encourues pour l'une ou l'autre forme de facture en raison du non respect des prescriptions.
L'archivage électronique incontournable
Les 4/5èmes des entreprises continuent d'émettre des factures imprimées. 72 % les archivent en outre sur un serveur. Les autres supports de données d'archivage utilisés pour les versions électroniques sont les CD-ROM (29 %), les DVD (15 %) et les bandes magnétiques (28 %). Les factures électroniques doivent toujours faire l'objet d'un archivage électronique dans la plupart des États membres de l'UE, de même qu'en Suisse. Les archives avec copie imprimée de factures électroniques ne répondent souvent pas aux exigences légales. Seules 5 % des entreprises classent leurs archives à l'étranger.
L'étude "e-Invoicing and e-Archiving - taking the next step" peut être obtenue sous forme de fichier pdf auprès de Claudia Steiger.
Contact:
Erik Steiger
Associé, Conseil juridique et fiscal
E-mail: erik.steiger@ch.pwc.com
Pierre Brun
Associé, Conseil économique
E-mail: pierre.brun@ch.pwc.com
Claudia Steiger
Public Relations
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