Arcplace digitalisiert Rechnungseingang des Kantonsspitals Winterthur
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Im Rahmen der Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung hat sich das Kantonsspital Winterthur (KSW) für die Scanning Services sowie die Cloud DMS/Archiv-Lösung von Arcplace entschieden. Neben der Digitalisierung sämtlicher Papierrechnungen werden die notwendigen Rechnungsinformationen aus PDF- und E-Rechnungen erfasst, validiert und in ein bestehendes Umsystem zur Weiterverarbeitung ans KSW übermittelt. Das Cloud DMS/Archiv sorgt abschliessend für die rechtskonforme Archivierung der digitalen Dokumente.
Als sogenanntes Zentrumsspital stellt das KSW mit knapp 4'000 Mitarbeitenden und 500 Betten eine umfassende medizinische Grundversorgung für eine Viertelmillion Einwohnerinnen und Einwohner im Grossraum Winterthur sicher. Zusätzlich erbringt es hochspezialisierte medizinische Leistungen für rund eine halbe Million Menschen.
Der zentrale Rechnungseingang des Kantonsspitals umfasst jährlich rund 60‘000 Rechnungen. Mit der Einführung einer Purchase-to-Pay-Plattform (P2P) für die automatisierte Rechnungsverarbeitung hat sich das KSW entschieden, sämtliche eingehenden Rechnungen digitalisieren zu lassen.
Gesteigerte Kosteneffizienz dank Input-Management-Lösung
Um eine zeitnahe Bearbeitung eingehender Lieferantenrechnungen zu gewährleisten, wird der Verarbeitungsprozess optimiert. Papierrechnungen werden eingescannt. Zusammen mit den importierten PDF-Rechnungen werden die prozess- und buchungsrelevanten Daten pro Rechnung extrahiert und im automatischen Abgleich mit Stammdaten des ERP-Systems zu verifizierten Rechnungsinformationen veredelt. Neben Papier- und PDF-Rechnungen werden auch E-Rechnungen empfangen und daraus die relevanten Rechnungsinformationen ermittelt. Nach der anschliessenden Validierung aller Rechnungen erfolgt die Übermittlung der Dateien via SFTP-Server an ein bestehendes System des Kantonsspitals, wo die Rechnungen mittels Prüf- und Freigabeworkflow weiterverarbeitet werden. Über das myArcplace-Kundenportal hat das KSW jederzeit die Möglichkeit, die wichtigsten Verarbeitungsparameter pro Eingangskanal und Verarbeitungstag abzurufen. Real-Time-Informationen zeigen die Verarbeitungszahlen und den aktuellen Erfüllungsgrad der Service Levels.
Der automatisierte Prozess führt zu einer schnelleren und kostengünstigeren Rechnungsverarbeitung. Gleichzeitig ist die Vollständigkeit sowie erforderliche Qualität der Rechnungsinformationen – auch im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen – gewährleistet.
Rechtskonforme Archivierung im Cloud DMS/Archiv
Sind die Rechnungen geprüft und zur Zahlung durch das ERP freigegeben, werden das Rechnungsbild, Rechnungsanhänge und das Umlaufprotokoll sowie die dazugehörenden Metainformationen zur Archivierung im Cloud DMS/Archiv von Arcplace abgelegt. Die anwenderfreundliche und flexible Archivierungslösung bietet dem KSW zukünftig die Möglichkeit, weitere Dokumenttypen oder auch elektronische Dossiers zu verwalten und rechtskonform zu archivieren. Der Cloud DMS/Archiv-Service lässt sich ebenfalls für einen Digitalen Posteingang ausbauen und einsetzen. Sowohl der Cloud DMS/Archiv-Service als auch die Datenzentren sind nach dem Standard für Informationssicherheit ISO/IEC 27001 zertifiziert.
Arcplace AG Das Schweizer Unternehmen Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister, der Organisationen bei der Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen sowie bei der elektronischen Archivierung unterstützt.
Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace ist ein privates und unabhängiges Unternehmen mit einem professionellen Team von über 100 Mitarbeitenden.
Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.
Kontakt: Arcplace AG Irene Feusi Head Marketing Mühlebachstrasse 54 CH-8008 Zürich +41 44 501 22 00 i.feusi@arcplace.ch