L’hôpital Männedorf numérise les dossiers du personnel en collaboration avec Arcplace
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L’hôpital Männedorf devait impérativement gérer ses dossiers du personnel, qu’il conservait sur papier jusqu’à très récemment, de manière moderne et dans le respect de la protection des données. La numérisation des 1000 dossiers par les spécialistes d’Arcplace a permis de répondre à ces exigences. De plus, l’hôpital Männedorf bénéficie des avantages des dossiers du personnel électroniques ; a pu remédier au manque de place ainsi qu’à réduire considérablement les frais d’archivage.
Depuis plus de 130 ans, l’hôpital Männedorf est le principal établissement pour la population de la région située sur la rive droite du lac de Zurich. L’entreprise emploie environ 1000 collaborateurs à l’heure actuelle. En raison du nombre croissant de collaborateurs, la gestion des dossiers du personnel sur papier s’est avérée complexe et chronophage. Les frais d’archivage augmentaient et le manque de place devenait alarmant.
Plus de 80 000 pages numérisées dans le Scan & BPO Center d’Arcplace
Un spécialiste devait numériser les 1000 dossiers du personnel, soit 80 000 pages, afin qu’il soit possible de les gérer de manière efficace et moderne sous forme électronique. « Le respect de la protection des données, la fiabilité, le respect des délais et les compétences techniques constituaient les principales exigences pour ce projet. Nous avons choisi les services de numérisation d’Arcplace qui nous avaient été recommandés », explique Nicola Fielder, responsable des ressources humaines à l’hôpital Männedorf.
Selon l’accord passé, les dossiers ont été triés à l’hôpital, munis d’intercalaires et placés dans des boîtes fournies par Arcplace afin que ce dernier puisse les prendre en charge. Les spécialistes d’Arcplace se sont occupés de la numérisation dans le Scan & BPO Center de Glattbrugg. Toutes les pages ont été numérisées selon des exigences clairement définies afin qu’il soit possible de les transférer dans les systèmes existants du service des ressources humaines. Les fichiers PDF/A et les index associés, comme le numéro de collaborateur et le type de document, ont été transmis par l’intermédiaire d’un serveur SFTP. Arcplace a conservé les dossiers physiques dans des archives temporaires, puis les a détruit au bout de trois mois en respectant les normes de sécurité les plus strictes. À propos de la collaboration avec Arcplace, Nicola Fielder déclare: « La collaboration a parfaitement fonctionné, la communication a été rapide et proactive. Nous sommes très satisfaits. »
Arcplace SA Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.
Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.
Contact : Arcplace SA Irene Feusi Mühlebachstrasse 54 CH-8008 Zürich +41 44 501 22 00 i.feusi@arcplace.ch