Hotelplan setzt auf umfassende SAP Archivlösung von Arcplace
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Rund 7.8 Millionen Dokumente wurden in ein neues, rechtskonformes SAP Archiv, basierend auf der Technologie von kgs Software, überführt. Mit der neuen Archivlösung von Arcplace konnte die Hotelplan Group die Kosten reduzieren, die Stabilität erhöhen und die Skalierbarkeit verbessern.
Die bestehenden SAP Archivsysteme, welche von Hotelplan und der Tochterfirma Interhome genutzt wurden, sollten durch ein kosteneffizientes und umfassendes Archiv abgelöst werden. Für die Entwicklung und Umsetzung der neuen Lösung beauftragte die Hotelplan Group die Schweizer Informationsmanagement- und Archivierungsspezialistin Arcplace.
Die Hotelplan Group ist eine Tochtergesellschaft des Migros-Genossenschafts-Bundes und ist unter anderem für Strategie, Finanzen und Informatik verantwortlich. Die bestehenden Archive waren mit hohen und laufend steigenden Kosten sowie einem ungenügenden Service verbunden. Auf der Suche nach einer Alternative entschied sich das Unternehmen für die Lösung von Arcplace. «Wir wollten eine Lösung, die schon in der Migros-Gruppe eingesetzt wird sowie gute Referenzen in der Schweiz ausweisen kann. Im Projekt ging es darum, dass die Berater kompetent sind und schnell ein Verständnis für unsere speziellen Prozesse, die nicht immer dem SAP Standard entsprechen, aufbauen können», erklärt Markus Spichtig, Director Application Development bei der Hotelplan Group.
Transferierung von rund 7.8 Mio. Dokumenten in die neue SAP Archivlösung
Nach der Konzeption sowie der Modularisierung der Arbeitspakete, was die Installation, Migration, VIM-Integration und Scanning-Methoden beinhaltete, wurden aus dem Testsystem zirka 1.5 Mio. und aus der produktiven Umgebung rund 6.3 Mio. Dokumente ins kgs Archiv migriert. Dabei wurden die Komponenten kgs ContentServer, kgs MigrationServer, kgs ProxyServer und kgs ScanClient eingesetzt.
Rechtskonforme Archivierung in SAP ohne Medienbrüche
Mit der neuen Lösung von Arcplace kann Hotelplan neue Dokumente ohne Medienbrüche und voll integriert in die SAP Systemlandschaft archivieren. Zudem werden die gestiegenen Compliance-Anforderungen erfüllt. Das rechtskonforme SAP Archiv wird heute zur Archivierung von allgemeinen SAP Archivierungsdokumenten (GOS), Dokumenten aus dem VIM, verschiedensten Rechnungsarten, Rechnungsanhängen und Verträgen genutzt. Markus Spichtig: «Wir waren und sind zufrieden mit den Leistungen von Arcplace. Wir haben das Projekt mit minimalen Kosten und Zeitüberschreitungen durchgeführt. Die Stabilität des Archives ist sehr gut und die Updates sind relativ einfach durchführbar.»
Arcplace AG Das Schweizer Unternehmen Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister, der Organisationen bei der Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen sowie bei der elektronischen Archivierung unterstützt.
Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace ist ein privates und unabhängiges Unternehmen mit einem professionellen Team von über 90 Mitarbeitenden.
Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.
Kontakt: Arcplace AG Irene Feusi Mühlebachstrasse 54 CH-8008 Zürich +41 44 501 22 00 i.feusi@arcplace.ch