Arcplace numérise les factures fournisseurs de l'hôpital cantonal de Winterthur
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Concernant la numérisation du traitement des factures, l'hôpital cantonal de Winterthur (KSW) a opté pour les scanning services et la solution DMS/Archive Cloud proposés par Arcplace. Outre la numérisation de toutes les factures papier, les informations de facturation nécessaires sont saisies à partir des factures PDF et électroniques, validées et transmises au KSW dans un système existant pour y être traitées ultérieurement. C'est finalement le DMS/Archive Cloud qui assure l'archivage conformément à la loi des documents numériques.
Le KSW est un hôpital central qui compte près de 4000 collaborateurs, 500 lits, et qui assure des soins médicaux primaires complets pour un quart de million d'habitants de l'agglomération de Winterthur. Il fournit en outre des prestations médicales hautement spécialisées à près d'un demi-million de personnes.
Le flux annuel de factures fournisseurs de l'hôpital cantonal comprend environ 60 000 factures. En mettant en place une plateforme Purchase-to-Pay (P2P) destinée au traitement automatisé des factures, le KSW a décidé de faire numériser toutes les factures entrantes.
Amélioration de la rentabilité grâce à la solution d'input management
Le processus de traitement est optimisé de manière à garantir un traitement des factures fournisseurs entrantes dans les meilleurs délais. Les factures papier sont scannées. L'importation des factures PDF s'accompagne à chaque fois d'une extraction des données qui sont importantes pour le processus et pour la comptabilisation ; ensuite une comparaison automatique avec les données de base du système ERP est opérée ce qui permet d'obtenir alors des informations de facturation vérifiées. Si les factures sont transmises en papier et en format PDF, l’hôpital reçoit aussi des e-factures. Une fois toutes les factures validées les fichiers sont transmis via un serveur SFTP à un système existant de l'hôpital cantonal dans lequel les factures sont traitées au moyen d'un workflow de contrôle et de validation. Le portail client myArcplace permet au KSW de consulter à tout moment les principaux paramètres de traitement, de connaître le canal d'entrée et le jour du traitement. Les informations en temps-réel donnent un ensemble de statistiques ainsi qu’un aperçu du niveau de service (SLA).
Le processus automatisé permet de traiter les factures plus rapidement et à moindre coût. Cela permet aussi de garantir l'exhaustivité et la qualité nécessaire des informations de facturation ; cela vaut également pour les exigences légales.
Archivage conforme à la loi dans le DMS/Archive Cloud
Une fois les factures vérifiées et validées par l'ERP, les pièces qui y sont annexées, le protocole de validation, ainsi que les méta-informations correspondantes sont stockés dans le DMS/Archive Cloud d'Arcplace pour archivage. La solution d'archivage conviviale et flexible offrira au KSW la possibilité de gérer à l'avenir d'autres types de documents ou de dossiers électroniques, et garantira de les archiver dans le respect des dispositions légales. Le service DMS/Archive Cloud peut également être aménagé pour être utilisé en tant que boîte de réception numérique pour le courrier entrant. Tant le service DMS/Archive Cloud que les centres de données sont certifiés au regard de la norme de sécurité de l'information ISO/IEC 27001.
Arcplace SA La société suisse Arcplace SA est un prestataire de services informatiques spécialisé qui aide les organisations à numériser et à automatiser les processus liés aux documents ainsi qu’à l’archivage électronique.
Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Société privée et indépendante, Arcplace possède une équipe professionnelle de plus de 100 collaborateurs.
Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, Arcplace est certifié selon la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information.
Contact :
Office Lausanne: Arcplace SA Avenue de Rumine 5 CH-1005 Lausanne +41 22 329 80 00 info@arcplace.ch
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