VIDiDOC® Suite zur prozessorientierten Vorgangsbearbeitung in Kommunen und Stadtverwaltungen
Berlin/Essen (ots)
* Lückenlose Prozesse vom Druck bis zur digitalen
Dokumentenverteilung für schnelle und revisionssichere
Vorgangsbearbeitung
* Komponentenbasierte Software für mehr Kosteneffizienz bei der
Integration in kommunale DV-Landschaften
* Systemlösung integriert unterschiedlichste IT-Anwendungen und
-PlattformenAuf der diesjährigen DMS Expo präsentiert die Beta Systems Software AG, Hersteller von Softwarelösungen für Rechenzentren, die Leistungsfähigkeit, der VIDiDOC® Suite bei der elektronischen Erstellung und Bearbeitung von Auszahlungsanordnungen im Backoffice-Bereich. Die Lösung kann in bestehende Vorgangsbearbeitungprozesse von Stadtverwaltungen und Kommunen integriert werden. Sie bietet die lückenlose, zentrale und revisionssicheren Archivierung von Daten auf dem Mainframe und ermöglicht die Weiterverarbeitung auf dezentralen Mitarbeiter- Systemen.
"Die Automatisierung von Backoffice-Tätigkeiten stellt das Rückgrat für integrierte und durchgängige Softwarelösungen in Kommunen und Stadtverwaltungen dar", erläutert Dr. Olaf Riebe, Vice President der Business Unit Document Management bei Beta Systems, die Hintergründe für den aktuellen Bedarf an solchen DMS-basierenden Systemlösungen. "Mit der VIDiDOC® Suite lassen sich die Arbeitsabläufe plattformübergreifend gestalten", so Riebe weiter.
Aktuelle und historische Formulardaten und Bearbeitungsvermerke werden in einem zentralen Archiv vorgehalten und können vom Sachbearbeiter dezentral aufgerufen werden. Damit entfallen die heute noch vielfach manuell durchgeführten und damit fehleranfälligen Routinetätigkeiten, wie das mehrfache Ausfüllen identischer Formulare, die Prüfung nach dem Vier-Augen-Prinzip sowie etwaige manuelle Fehlerkorrekturen. Mit der neuen Systemlösung können Auszahlungsanordnungen ohne Medienbruch innerhalb kurzer Zeit erstellt und bearbeitet werden.
Die Anwendung stellt alle für die Erstellung und Bearbeitung von Auszahlungsanordnungen notwendigen Daten zum Beispiel aus einem zentralen Rechenzentrum direkt in der Bearbeitungsmaske des Anwenders, dem elektronischen Formular, zur Verfügung. Für eine komfortable Bearbeitung werden dabei beispielsweise aktuell gültige Haushaltsstellen als Vorschlagswerte in interaktiven Auswahllisten dargestellt. Diese geprüften und gültigen Werte können dann bequem ausgewählt und fehlerhafte Eingaben somit weitgehend vermieden werden. Das elektronische Formular kann dann wie sein Papier-Pendent zur weiteren Bearbeitung innerhalb einer Behörde elektronisch weitergeleitet und archiviert werden. Zum Abschluss der Bearbeitung einer Auszahlungsanordnung erfolgt in direkter Kommunikation mit dem bestandsführenden Host-System der sogenannte HÜ-Check: über diesen werden alle Anordnungen über das Zentralsystem validiert und freigeben.
Die Systemlösung basiert auf Modulen der VIDiDOC® Suite. Die Software garantiert eine grösstmögliche Flexibilität bei der Erstellung und Gestaltung beliebiger elektronischer Formulare. Eine Vielzahl der in einer Behörde existierenden Datenquellen wie z. B. Datenbanken auf dem Mainframe im zentralen Rechenzentrum, SAP-Anwendungen bis hin zu einzelnen Excel-Sheets können integriert werden. Alle für eine Vorgangsbearbeitung notwendigen Informationen werden ausgelesen und in elektronischen Formularen bereitgestellt. Diese beinhalten, nach dem Prinzip "What you see is what you need", nur Informationen und Funktionen, die für eine digitalisierte Vorgangsbearbeitung benötigt werden. Zur Sicherung der Bearbeitungsqualität kann in die Automatisierungslösung fachspezifisches Know-how eingepflegt werden: So können Formulareinträge online auf ihre Vollständigkeit und Gültigkeit hin überprüft werden. Die Einhaltung von Fälligkeitsterminen, Haushaltsjahren etc. kann mit verbindlichen Vorgaben abgeglichen und der Bearbeiter bei unzulässigen Eingaben unmittelbar informiert werden.
VIDiDOC®
Die DMS-Suite sichert die effiziente Verteilung, Darstellung und Bearbeitung grosser Dokumentenmengen und umfangreicher Listen. Innovative DMS-Technologien, automatische Workflows sowie DHTML-Darstellung zur Online-Bearbeitung sorgen dafür, dass Mitarbeiter den Informationsgehalt der Dokumente direkt auswerten und weiterverarbeiten können. Die VIDiDOC-Module stehen für hohe Performance, robuste Architektur, nahtlose Integration und plattformübergreifende Verfügbarkeit der Dokumente.
Beta 93 UX - Output Distribution für UNIX
In Rechenzentren erzeugen viele UNIX-Produktionssysteme eine wachsende Menge an zu verarbeitenden Daten und ensprechende Dokumenten-Output-Mengen. Trotz der steigenden Produktion müssen Anwender nach wie vor schnell und zuverlässig über die von ihnen benötigten Informationen verfügen.
Beta 93 UX beschleunigt den Durchsatz der Verarbeitung und optimiert die Dokumentenausgabe, beispielsweise durch das Separieren der Dokumente nach unterschiedlichen Empfängern. Durch den Einsatz von Beta 93 UX werden Verteilzeiten und die Auslastung von Drucksystemen reduziert sowie Papierkosten gesenkt. Über die zertifizierte BC-XOM Schnittstelle können grosse Output-Mengen in SAP R/3 sicher verwaltet werden. Mit Beta 93 UX, einer Output-Management-Komponente der VIDiDOC®-Suite, werden Endanwendern beispielsweise betriebswirtschaftliche Reports aus SAP R/3-Anwendungen "just-in-time" und sicher zugestellt, auch wenn sie in entfernten Filialen arbeiten.
Beta Systems Software AG, Berlin, Deutschland
Die Beta Systems Software AG (Neuer Markt: BSS) ist ein führender Anbieter von hochleistungsfähigen und intelligenten Lösungen für die Verwaltung von Massendaten. Beta Systems liefert Software, welche es Unternehmen ermöglicht, ihre Prozesse im Rahmen der Datensicherung, des Dokumentenmanagement und des Betriebs von Rechenzentren einfacher und effizienter zu gestalten. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Automatisierung und Optimierung grossvolumiger Datenverarbeitungsprozesse seiner Kunden und konzentriert sich dabei auf kostenminimierende und intelligente Handhabung, Speicherung und Verteilung von Informationen und Dokumenten. Beta Systems' Kunden sind typischerweise grosse Organisationen und Unternehmen aus dem Industrie-, Finanz-, Telekommunikations-, Energieversorgungs-, Dienstleistungs- und öffentlichen Bereich, deren Datenverarbeitung bisher einen hohen Aufwand an Zeit, Geld und weiteren Ressourcen erforderte. Die von Beta Systems entwickelten Lösungen sind offen in ihrer Architektur und erzeugen eine Informations-Infrastruktur, welche die bisherige Komplexität des Informationsmanagements erheblich reduziert. Die Produkte von Beta Systems werden weltweit über eigene Tochtergesellschaften sowie Partnerunternehmen vertrieben. Das Unternehmen ist seit 1997 börsennotiert und hat 334 Mitarbeiter weltweit (Stand März 2002).
Für weitere Informationen besuchen Sie uns im Internet unter www.betasystems.com.
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