PwC-Studie "e-Invoicing and e-Archiving - taking the next step": Europäer setzen auf papierne Rechnungen
Zürich (ots)
Lediglich 36 Prozent der europäischen Unternehmen wickeln ihre Rechnungsstellung und Archivierung auf elektronischem Weg ab. Unternehmen, die diese Lösungen bereits eingeführt haben, erfreuen sich aber einer grösseren Effizienz, reduzierter Kosten und zügigerer Zahlungsabwicklung. Sowohl die Gesetzgebung als auch die Technologie haben sich so weit entwickelt, dass sie nicht mehr als Hindernisse gelten. Die Studie "e-Invoicing and e-Archiving - taking the next step" von PricewaterhouseCoopers hat ergeben, dass es noch an vertieften Kenntnissen der Vorschriften und technischen Möglichkeiten fehlt. Dies sowohl in Bezug auf interne Abläufe als auch auf jene mit Zulieferern und Kunden. In der Schweiz, welche mit der EU vergleichbare rechtliche Voraussetzungen kennt, ist zurzeit ein klarer Trend hin zur elektronischen Rechnungsstellung und Archivierung festzustellen.
36 Prozent der befragten europäischen Unternehmen (Einnahmen: über 100 Millionen Euro; 2'000 Rechnungen pro Jahr) arbeiten bereits mit der elektronischen Rechnungsstellung für Kunden oder Zulieferer. 20 Prozent sind im Begriff, diese einzuführen.
29 Prozent haben es in den kommenden zwölf Monaten vor. Weitere 23 Prozent der Unternehmen haben sich noch nicht eingehend mit dem Thema der elektronischen Rechnungsstellung auseinander gesetzt, und 3 Prozent haben sich gegen eine Einführung entschieden. Die Initiative für die elektronische Rechnungsstellung und Archivierung geht in der Regel vom Unternehmen selbst aus (64 Prozent), doch teilweise leiten Kunden (15 Prozent) oder Lieferanten (11 Prozent) den Prozess ein. 71 Prozent der Unternehmen steigern mit der elektronischen Abwicklung die Effizienz, 61 Prozent reduzieren die Kosten, und 38 Prozent erhalten Zahlungen rascher. Mit der elektronischen Rechnungsstellung und Archivierung wird zudem die Zahl der auf Rechnungen bezogenen Streitigkeiten mit Kunden und Zulieferern gesenkt (21 Prozent). Erik Steiger, Partner Steuer- und Rechtsberatung bei PricewaterhouseCoopers Schweiz, kommentiert wie folgt: "Zehn Prozent der Unternehmen sehen nach wie vor ein Hindernis in der Gesetzgebung, trotz der Harmonisierung der europäischen Vorschriften und der damit kompatiblen Vorschriften in der Schweiz. Tatsächlich ist es allerdings so, dass die Integration der europäischen Richtlinie in die verschiedenen innerstaatlichen Rechtsvorschriften nicht überall optimal ausgefallen ist. Unternehmen verlangen zudem einen europäischen Kommentar, damit die Vorschriften in allen Ländern gleich ausgelegt werden."
Doppelspurigkeit mit Tücken
Es fällt auf, dass 38 Prozent der Unternehmen mit elektronischer Rechnungsstellung weiterhin auch gedruckte Rechnungen verschicken. Bei einer richtig umgesetzten technischen Lösung wäre dies überflüssig. Während der Testphase kann es noch nützlich sein, gedruckte Originale oder Papierkopien auszutauschen, doch die Produktionsphase sollte ein möglichst materialfreier' Prozess sein. Werden Rechnungen per elektronischen Datenaustausch (EDI) und gleichzeitig auf Papier zugestellt, muss klar geregelt sein, welche Rechnungsform als Original gilt und welche bloss eine Kopie ist. Andernfalls besteht das Risiko, dass die Steuerbehörden beide als gültig betrachten. Dies würde bedeuten, dass die Mehrwertsteuer zweimal bezahlt werden muss, oder dass für die eine Rechnungsform Strafen wegen Nichteinhaltung der Vorschriften verhängt werden.
Elektronische Archivierung unabdingbar
Vier Fünftel der Unternehmen legen weiterhin gedruckte Rechnungen ab. 72 Prozent archivieren ihre Rechnungen zudem auf einem Server. Weitere für die elektronischen Versionen verwendete Archivierungsdatenträger sind CD-ROM (29 Prozent), DVD (15 Prozent) und Magnetband (28 Prozent). Elektronische Rechnungen müssen immer noch in den meisten EU-Mitgliedstaaten und auch in der Schweiz elektronisch archiviert werden. Archive mit ausgedruckten Kopien elektronischer Rechnungen genügen den rechtlichen Anforderungen oft nicht. Nur 5 Prozent der Unternehmen legen Archive im Ausland an.
Die Studie "e-Invoicing and e-Archiving - taking the next step" kann bei Claudia Steiger als PDF-File bestellt werden.
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