Jungheinrich optimise la gestion des contrats avec Arcplace
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Avec la solution de gestion des contrats réalisée par Arcplace, Jungheinrich AG gagne beaucoup de temps, de l’espace et un bon rapport coût-efficacité. Aujourd’hui, l’ensemble des contrats sont créés, traités et archivés de manière centralisée et électronique sur la plateforme d’Enterprise Content Management (ECM) OnBase de Hyland. La recherche complexe d’informations est supprimée, les temps de traitement sont réduits et plus aucune feuille de papier n’est empilée.
Jungheinrich AG est l’un des trois plus grands prestataires du monde dans les secteurs de la technique des chariots élévateurs, de transport et de manutention et fait partie des fournisseurs de solutions leaders pour l’intralogistique. Le groupe, dont le siège se trouve à Hambourg, est représenté dans plus de 40 pays à travers le monde – dont la Suisse.
Dans le passé, chez Jungheinrich, les nouveaux contrats étaient, à l’issue de leur conclusion, envoyés au format PDF à la comptabilité, qui les examinait et notait les informations pertinentes dans un fichier Excel. Le contrat original était archivé physiquement dans un dossier. L’absence d’une archive numérique et centralisée compliquait la recherche d’informations; il était impossible de transmettre un nouveau contrat à la comptabilité et l’archive papier prenait de la place et coûtait donc de l’argent. Afin d’améliorer le processus onéreux de gestion des contrats, l’entreprise s’est adressée à Arcplace.
Processus continu de la création jusqu’à l’archivage
La solution ECM implémentée par Arcplace repose sur la plateforme de pointe OnBase de Hyland et permet une gestion électronique ultra efficace des documents contractuels. Les nouveaux contrats sont directement saisis par le responsable des contrats dans les catégories contractuelles prédéfinies par Jungheinrich, sachant que tous les documents et informations correspondants peuvent être attribués. La solution est entièrement basée sur le web et propose à chaque personne autorisée un accès aux documents à tout moment et indépendamment du lieu. La recherche d’informations est ainsi énormément facilitée et accélérée. « Nous avons tous les contrats à un seul endroit et pouvons les rechercher en toute simplicité et les filtrer en fonction des données souhaitées », déclare Marcello Leuci, responsable informatique, Jungheinrich AG. Les contrats saisis sont automatiquement archivés et un archivage physique des dossiers devient caduc. Et Marcello Leuci d’ajouter : « Nous ne voulons plus avoir de papier ni rechercher des informations pendant des heures. » À l’avenir, la solution de plateforme flexible et évolutive OnBase pourra être développée et utilisée dans l’ensemble de l’entreprise pour d’autres cas d’utilisation.
Arcplace SA Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.
Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.
Contact : Arcplace SA Irene Feusi Mühlebachstrasse 54 CH-8008 Zürich +41 44 501 22 00 i.feusi@arcplace.ch