Studie identifiziert Ursachen für Produktivitätsschwund in Unternehmen
München (ots)
(Infografik unter: http://we.tl/N7JBLq6Yam)
Überflüssige administrative Aufgaben, komplexe Prozesse, ineffiziente Abteilungen und zu viele E-Mails hemmen die Leistungsfähigkeit
Manager in Unternehmen verbringen wöchentlich fast zwei volle Tag mit Verwaltungsaufgaben, die für Ihre Arbeit nicht essenziell sind, so das Ergebnis einer Studie von ServiceNow (NYSE:NOW) und Lawless Research unter 1.000 Führungskräften in den USA und England. Der Anbieter von Enterprise Cloud-Lösungen folgert in seiner Studie "Today's State of Work: The Productivity Drain", dass dies einen erheblichen Einfluss auf Umsatz und Gewinn eines Unternehmens haben kann, weil weniger Zeit für strategische Aufgaben bleibt und mehr Mitarbeiter benötigt werden.
Ziel der Umfrage war es, die Effizienz von Werkzeugen und Prozessen in Unternehmen zu untersuchen. Dabei wurde unter anderem gefragt, welchen Einfluss diese auf die individuelle Effizienz oder die eines Teams haben. Im Fokus standen vier unternehmenstypische Prozesse und Dienste: das Anlegen eines neuen Mitarbeiters, das Eröffnen einer Purchase Order, die Anfrage nach technischer Unterstützung und das Bestellen von Marketingmaterialien. Die Ergebnisse waren über alle Demografien hinweg einheitlich.
"Information Worker" verbringen genauso viel Zeit mit überflüssigen Aufgaben wie mit produktiver Arbeit:
- Neun von zehn Führungskräften erbringen unabhängig von
Unternehmensgröße und Jobfunktion administrative Aufgaben
außerhalb ihres eigentlichen Tätigkeitsbereichs.
- Dazu zählen Status-Updates, das Ausfüllen von Formularen,
Supportanfragen oder das Aktualisieren von Tabellen.
- Durchschnittlich verbringen sie damit pro Woche mehr als 15
Stunden, also zwei ganze Arbeitstage. Bei 20 Prozent sind es
sogar drei oder mehr Tage.
- Daraus resultiert, dass jedem Zweiten die Zeit für
strategischere Initiativen fehlt. Die genutzten Werkzeuge sind für die anfallenden Aufgaben
ungeeignet:
- Über 80 Prozent der Studienteilnehmer verlassen sich
hauptsächlich auf ineffiziente, manuelle Tools und Methoden wie
E-Mail, Telefonate und persönliche Treffen, um ihre Aufgaben zu
erledigen.
- Die E-Mail wird laut Studie am häufigsten genutzt, um eine
Purchase Order (53 Prozent) zu eröffnen und für das Onboarding
neuer Mitarbeiter (46 Prozent).
- Fast die Hälfte der Befragten bestätigte, dass es ihre
Produktivität verringert, wenn E-Mails und Tabellen als
Verwaltungsmittel für die anfallende Arbeit genutzt werden.
- Weniger als zehn Prozent setzen auf Automation, um die Effizienz
bei wiederkehrenden Aufgaben zu steigern.
- Selbst größere Unternehmen und Technologie-affine Bereiche wie
die IT nutzen noch immer dieselben Tools."Die E-Mail war nie dafür gedacht, Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu steuern", sagt Dave Wright, Chief Strategy Officer bei ServiceNow. "Vielmehr wurde das Kommunikationsmittel zweckentfremdet, um Lücken in bestehenden Systemen zu stopfen."
Die Produktivitätseinbußen basieren auf der Komplexität von
Geschäftsprozessen und Wechselwirkungen zwischen den Abteilungen:
- Über 90 Prozent bestätigten, dass die Ineffizienz einer anderen
Abteilung direkten Einfluss auf ihre individuelle
Leistungsfähigkeit oder die des Teams hat.
- Durchschnittlich haben die Befragten mit vier unterschiedlichen
Abteilungen zu tun, um unternehmenstypische Dienste nutzen zu
können.
- Über 30 Prozent bestätigten, dass in das Onboarding eines neuen
Mitarbeiters in der Regel zwischen fünf und zehn Abteilungen
involviert sind.
- In jedem dritten Unternehmen sind über zehn individuelle
Aktivitäten wie E-Mails oder Telefonate nötig, um
sicherzustellen, dass die Firma für den ersten Arbeitstag eines
neuen Angestellten gerüstet ist."Alle sind sich einig, dass die Produktivität von der Qualität der internen Geschäftsprozesse abhängt. Die Studie zeigt jedoch, dass diese Prozesse eher einem Labyrinth ähneln", sagt Wright. "Eine gute Übersicht darüber, wann Arbeit ansteht und ob diese effizient erledigt wird, fördert hingegen die Effizienz des ganzen Unternehmens."
Die Auswirkungen setzen sich exponentiell im Unternehmen fort:
- Der Aufwand für überflüssige Aktivitäten und umständliche
Prozesse entspricht in einem Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern
jährlich bis zu vier Millionen Stunden. Dies entspricht 2.000
Vollzeitangestellten.
- In den USA geben Unternehmen pro Jahr 575 Milliarden US-Dollar
dafür aus.
- Dies entspricht 3,3 Prozent des Bruttoinlandsprodukts der
Vereinigten Staaten oder etwa dem Jahresgewinn der 50 größten
amerikanischen börsennotierten Unternehmen. Angestellte wären mit einer nutzerfreundlichen Technologie im
Beruf produktiver:
- Dreiviertel der Befragten sind der Meinung, das Arbeitsprozesse
und -systeme so intuitiv sein sollten wie die Werkzeuge, die sie
privat kennen und nutzen.
- Sie erwarten die Einfachheit, Kontrolle und Transparenz, die sie
von beliebten Online- Diensten aus dem Privatleben kennen.
- 90 Prozent erwarten, dass die Automatisierung dieser
ineffizienten Prozesse sie produktiver machen würde. Diese Probleme lassen sich lösen:
- Unternehmen können ihre internen Geschäftsprozesse leicht
vereinfachen und automatisieren
- Lässt sich ein Prozess vom Request über die Freigabe bis hin zur
Umsetzung abbilden, können Unternehmen praktisch jeden
Geschäftsprozess automatisieren - sei es in der Personal- oder
Rechtsabteilung, im Rechnungswesen, der IT oder dem Marketing.
- Mithilfe der Automatisierung lässt sich identifizieren, wo Zeit
verschwendet wird und wo Prozesse verbessert werden können.
- Wird auf Servicemanagement-Software gesetzt, können Unternehmen
E-Mails, Telefonate und Tabellen durch automatisierte Abläufe
ersetzen, die so einfach sind wie die Prozesse, die privat
genutzt werden."Diese Studie zeigt die Zukunft der Arbeit - von Werkzeugen für die individuelle Produktivität bis hin zur Automation, um Geschäftsprozesse zu führen", sagt Wright. "Die Technologie hierfür gibt es bereits und die Early Adopters weisen den Weg."
Studienmethodik
ServiceNow hat Lawless Research beauftragt, eine Studie zu entwickeln und durchzuführen, die untersucht, wie Unternehmen mit mindestens 500 Mitarbeitern heute arbeiten. Im Zeitraum vom 10. bis 15. März 2015 haben 915 Führungskräfte, die mindestens einen Mitarbeiter unter sich haben, die zehnminütige Online-Umfrage absolviert (610 in den USA und 305 in Großbritannien).
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